Tips & adviezen
.jpg?1507708086)
Is uw financiële administratie op orde?
Wanneer komen de kosten en BTW op een factuur voor aftrek in aanmerking? Is een factuur verplicht voor aftrek van kosten? Wat zijn uw administratieve verplichtingen? Op deze en andere vragen krijgt u antwoord in dit artikel.
Wanneer komen kosten voor aftrek in aanmerking?
Om te bepalen of kosten voor aftrek in aanmerking komen is het belangrijk dat de kosten worden gemaakt in het kader van de bedrijfsvoering en dat de facturen aan de factuureisen voldoen en juist zijn tenaamgesteld.
Een juiste tenaamstelling
Met een juiste tenaamstelling en het voldoen aan de overige factuureisen voorkomt u discussie over de aftrekbaarheid van de factuur. Op moment dat een factuur op de verkeerde naam staat, bijvoorbeeld op naam particulier in plaats van de onderneming (bv, vof, eenmanszaak) reageer direct. Meld aan de leverancier wat er verkeerd gaat, waarom de factuur onjuist is tenaamgesteld en laat dit corrigeren. Zo voorkomt u enerzijds dat kosten niet in aftrek kunnen worden gebracht en anderzijds houdt u uw administratie op orde.
BTW aftrek niet toegestaan
Om voor aftrek van BTW in aanmerking te komen is een juiste tenaamstelling zelfs essentieel. Is een factuur niet juist tenaamgesteld, dan is de BTW niet aftrekbaar.
Uitzondering: wel BTW aftrek voor bepaalde kleine uitgaven (onder de € 100)
Deze uitzondering geldt voor een aantal kleine uitgaven. Voor bepaalde uitgaven onder de € 100 zijn de factuurregels wat soepeler en is een juiste tenaamstelling niet verplicht. De factuur moet wel naam leverancier, datum, geleverde goed/dienst en BTW omvatten. De factuur hoeft niet op naam gesteld te zijn, mits deze uitgaven op een andere wijze kunnen worden onderbouwd. Deze uitzondering ziet toe op kleine uitgaven, zoals het tanken van brandstof. De BTW is aftrekbaar als de bon/factuur wel aanwezig is en aan de hand van de administratie onderbouwd kan worden.
De uitzondering van tenaamstelling geldt ook voor vervoerbewijzen van het OV. Deze uitgaven kunnen aangetoond worden met de OV-vervoersbewijzen en hoeven niet op naam te worden gesteld. Voor deze kosten geldt het lage BTW-tarief.
Is een factuur verplicht voor aftrek als kosten?
Niet in alle gevallen is een factuur verplicht. U bent wel verplicht de kosten aan te tonen. Met een factuur op de juiste wijze uitgegeven en tenaamgesteld is dit het beste aan te tonen. Maar het kan voor komen dat een factuur zoek is of een bon niet ontvangen, bijvoorbeeld bij geld storten in een parkeermeter. In dat geval moet u de kosten op een andere wijze aantonen. Dit aantonen kan bijvoorbeeld door de pinbetalingen in combinatie met aantekeningen in de agenda. Ook de aard van de uitgaven en de soort werkzaamheden van de onderneming zijn van belang.
Regelmatig kosten zonder bon?
Als er regelmatig sprake is van kostenuitgaven zonder dat er een bon aan ten grondslag ligt kan het verstandig zijn hierover met de fiscus afspraken te maken. Vaak kan dan op basis van gemiddelde uitgaven over een bepaalde periode een vaste kostenvergoeding overeengekomen worden waardoor een beperktere bewaar- en bewijsplicht van toepassing wordt.
Vergoeding gereden kilometers met een gemengd karakter
Om een kilometervoeding te kunnen betalen is het hoofddoel van de rit van belang. Afhankelijk van het hoofddoel zijn de gereden kilometers privé of zakelijk en is een vergoeding van gereden kilometers wel of niet toegestaan. Van een aantal zaken staat op voorhand het niet-zakelijke doel vast en is geen ruimte tot het vergoeden van de gereden kilometers. Denk hierbij aan het bezoek van een zakelijke cliënt in het buitenland tijdens een wintersportvakantie. Hiervan stelt de fiscus dat het hoofddoel de wintersportvakantie is waardoor de afstand woonhuis – vakantiebestemming volledig als privékilometers moet worden verantwoord.
Privégebruik auto: meer of minder dan 500 kilometer
Als gebruik gemaakt wordt van een auto van de zaak worden de kilometers naar een wintersportbestemming dus aangemerkt als privékilometers Hiermee wordt welhaast zeker de ondergrens van 500 kilometer overschreden.
Controle door de fiscus
Er staan hoge boetes op het onjuist weergeven van de gereden privékilometers. De fiscus staat allerhande controlemiddelen ter beschikking zoals opgelegde boetes, parkeergedrag, en dergelijke. De fiscus heeft de mogelijkheid de kilometeradministratie terug te draaien over een periode van 5 jaar. Bij overtreding worden hoge boetes opgelegd.
Rittenadministratie verplicht?
Een rittenadministratie is niet verplicht, wel aan te raden. Als gebruiker van de auto moet je zelf het bewijs leveren hoeveel kilometers privé met de auto gereden zijn, de bewijslast is vormvrij. Een rittenadministratie is een hulpmiddel om het aantal gereden kilometers aan te tonen. Als een kilometeradministratie gebruikt wordt moet de rittenadministratie wel aan een aantal eisen voldoen. Zo moet o.a. aangetoond worden: beginstand en eindstand, beginadres en eindadres, vermelden of de rit privé of zakelijk was, de omrijdroute en de omrijdkilometers. Of een kilometeradministratie aan de eisen van de fiscus voldoet kan worden gecontroleerd op de volgende website: www.keurmerkritregistratiesystemen.nl
Serie artikelen over administratieve bewaarplicht en factuureisen
Dit artikel maakt onderdeel uit van een serie artikelen over de financiële administratie, bewaarplicht van administratieve bescheiden en de eisen waaraan facturen moeten voldoen voor aftrek van de kosten en btw voorbelasting.
Wilt u hier meer over weten? Houd dan onze website in de gaten.
- Artikel 1: Ondernemer, hoe moet u administratieve bescheiden zoals facturen bewaren?
- Artikel 2: Bewaarplicht van uw administratie 7 jaar, of toch niet?
- Artikel 3: Bewaarplicht versus inlichtingenplicht