Tips & adviezen
.jpg?1514382545)
Bewaarplicht versus inlichtingenplicht
De administratieve bewaarplicht beperkt zich niet tot de basisgegevens van een administratie, maar is ook van toepassing op andere zaken die in het verleden hebben gespeeld en in de toekomst kunnen leiden tot wijzigingen. Dit gegeven leidt tot de situatie dat de bewaarplicht van 7 jaar soms niet afdoende is. Op grond van de inlichtingenplicht moet u de gegevens ook na verloop van een langere periode kunnen aanleveren.
Administratieve verplichtingen
De administratieve verplichtingen zijn vastgelegd in een tweetal artikelen van de algemene wet rijksbelastingen (AWR):
- Artikel 52 AWR: de bewaarplicht
- Artikel 47 AWR: de inlichtingenplicht
In een vorig artikel Bewaarplicht van uw administratie 7 jaar, of toch niet? hebben we aandacht gegeven aan de standaardbewaartermijn van 7 jaar en welke uitzonderingen van toepassing zijn.
De bewaarplicht
De administratieve bewaarplicht beperkt zich niet tot de basisgegevens van een administratie, maar is ook van toepassing op andere zaken die in het verleden hebben gespeeld en in de toekomst kunnen leiden tot wijzigingen. Dit gegeven leidt tot de situatie dat de bewaarplicht van 7 jaar soms niet voldoende is. Op grond van de inlichtingenplicht moet u de gegevens ook na verloop van een langere periode kunnen aanleveren.
Andere zaken waar een langere bewaarplicht voor geldt zijn onder andere:
- Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders
- Pensioenbrieven
- Betalingsbewijzen van toeslagen
- Hypotheekaktes en dergelijke.
De inlichtingenplicht
Op grond van de verplichting tot het geven van inlichtingen (artikel 47 AWR) kan de rechter u dwingend veroordelen tot:
- Het verstrekken van de gevraagde gegevens;
- Het geven van een mondelinge of schriftelijke verklaring;
- Het afgeven van een verklaring binnen een gestelde termijn.
Als niet voldaan wordt aan deze vereisten kan een boete worden opgelegd.
Conclusie: Weet wat je mag weggooien als je gaat opruimen. Ben je bewust van de inlichtingenplicht. De inlichtingenplicht is niet gelijk aan de bewaarplicht èn de inlichtingenplicht is niet gebonden aan een termijn van 7 jaar.
Serie artikelen over administratieve bewaarplicht en factuureisen
Dit artikel maakt onderdeel uit van een serie artikelen over de financiële administratie, bewaarplicht van administratieve bescheiden en de eisen waaraan facturen moeten voldoen voor aftrek van de kosten en btw voorbelasting.
Wilt u hier meer over weten? Houd dan onze website in de gaten.
Artikel 1: Ondernemer, hoe moet u administratieve bescheiden zoals facturen bewaren?
Artikel 2: Bewaarplicht van uw administratie 7 jaar, of toch niet?